O wszystkim, co wiąże się z technologią wyszukiwania.
Blog > Komentarze do wpisu

Intranet, jak to się zaczęło

Dziś gościnnie na tym blogu wpis Tomka Sobczaka z Findwise. Serdecznie zapraszam do przeczytania wpisu o początkach intranetów.

Jak to drzewiej bywało

Według źródeł, narodziny intranetu przypadają na lata 1994 – 1996, czyli prawdziwą prehistorię z punktu widzenia rozwoju systemów informatycznych. Historia intranetu jest mocno powiązana z rozwojem ogólnoświatowej sieci - Internetu. Idea WWW, zaproponowana w 1989 m.in. przez Tim’a Berners-Lee, która miała umożliwić połączenie i dostęp do wielu różnorodnych źródeł, stała się pierwowzorem dla pierwszych sieci wewnętrznych. Celem stworzenia intranetu było zwiększenie wydajności pracowników poprzez łatwiejszy dostęp do dokumentów i ich szybszy obieg, a także sprawniejsza komunikacja. Mimo, że kwestia dostępu do informacji zawsze był kluczowa, intranet w rzeczywistości oferował dużo więcej funkcjonalności,  jak m. in.: poczta e-mail, wsparcie dla pracy zespołowej, komunikacja audio-wideo, wyszukiwanie tekstów, bądź danych osobowych.

Z biegiem lat, treść umieszczana na serwerach WWW zyskiwała większe znaczenie niż pozostałe elementy intranetu. Po pierwsze, zarządzanie coraz bardziej złożonym oprogramowaniem i wymaganym przezeń sprzętem, spowodowało powstanie nowych specjalizacji. Po drugie, paradoksalnie, łatwość zamieszczania informacji stała się źródłem poważnych problemów. Informacji było zbyt wiele, były one częściowo zdezaktualizowane, zduplikowane, bez jednolitej struktury oraz hierarchii. Trudność w zarządzaniu treściami oraz brak osób odpowiedzialnych za ten proces powodowały, że użytkownik końcowy nie był w stanie dotrzeć do pożądanej informacji lub wymagało to od niego zbyt dużego wysiłku.

Już w 1998 roku firma Gartner sporządziła dokument określający ten stan intranetu jako „Wild West”. W przypadku Internetu wspomnianym problemem zajęły się takie firmy jak Yahoo, czy Google, który to stał się światowym liderem w dziedzinie wyszukiwania informacji. W sieciach wewnętrznych miało to zostać usprawnione dzięki zasadom publikowania informacji oraz oprogramowaniu CMS i Enterprise Search. W wielu organizacjach walka o łatwiejszy dostęp do informacji trwa do dziś, w jeszcze innych dopiero się rozpoczyna.

cowboys_428x269._to_468x312

No i ta nasza wyszukiwarka 

To właśnie wyszukiwarka wpłynęła w największym stopniu na postrzeganie intranetu. Z jednej strony, bezpośrednio odpowiada ona za realizację podstawowych założeń zarządzania wiedzą w organizacji. Umożliwia pracownikom odnajdywanie w szybkim czasie informacji niezbędnych do podejmowania właściwych decyzji. Z drugiej strony, jest głównym źródłem narzekań i frustracji wśród użytkowników sieci wewnętrznych. Przyczyniają się do tego nietrafione lub nieczytelne wyniki wyszukiwania, brak dokumentów, problemy z bezpieczeństwem, dostępem do zasobów. Jakie są konsekwencje takiego stanu rzeczy? Przede wszystkim, przejawiają się one w wysokich kosztach pracy (duplikowanie zadań, obniżenie jakości, strata czasu, ograniczenie kooperacji) oraz utraconych szansach w biznesie. Należy również pamiętać, że bardzo często problemy z wyszukiwarką kładą się cieniem na korzystanie z całego intranetu. Już w 2002 roku konsultanci z Nielsen Norman Group oszacowali, że różnica w wydajności pomiędzy pracownikami korzystającymi z najlepszej i najgorszej sieci korporacyjnej wynosi około 43%. Z kolei coroczny raport Enterprise Search and Findability Survey wskazuje, że w sytuacji, w której prawie 60% firm podkreśla, że wyszukiwanie informacji jest kluczowe dla ich biznesu, aż 45% pracowników ma problem z ich znalezieniem.

Pomijając sam komfort i poziom satysfakcji pracowników, to korzyści finansowe są naturalnym efektem wdrożenia lub udoskonalenia rozwiązań Enterprise Search. Wbrew powszechnej opinii, zwrot z inwestycji oraz oszczędności wynikające z m.in. szybszego docierania do informacji są jak najbardziej policzalne. Przygotowanie takich wyliczeń z pewnością nie jest najprostsze. Pierwszym krokiem jest: oszacowanie czasu, który pracownicy spędzają na poszukiwaniu informacji, obliczenie jaki procent poszukiwań kończy się fiaskiem oraz ile czasu zajmuje wykonanie zadania bez potrzebnych materiałów. Warto zaznaczyć, że wyniki badań firm takich jak IDC, czy AIIM pokazują, że pracownicy umysłowi przeznaczają 15% - 35% czasu pracy na wyszukiwanie niezbędnych informacji.

Problemy z wyszukiwaniem rzadko dotyczą kwestii technicznych. Obecne na rynku silniki wyszukiwania to dojrzałe produkty, bez względu na to, czy mamy do czynienia z technologiami komercyjnymi, czy open-source’owymi. Winna zazwyczaj jest domyślna instalacja i pozostawienie systemu w stanie nietkniętym zaraz po „wyjęciu z pudełka”. Każda wyszukiwarka jest inna, ponieważ pracuje z innym zbiorem dokumentów, a oczekiwania użytkowników lub wymagania biznesowe nieustannie się zmieniają. Podsumowując, zapewnienie dobrej jakości wyszukiwania jest niekończącym się procesem.

Intranet stał się kompleksowym narzędziem realizującym cele przedsiębiorstwa. Wspiera zaangażowanie i efektywność pracowników, wewnętrzną komunikację, dzielenie się wiedzą. Przede wszystkim jednak, pozwala skutecznie odnajdywać informacje, nierzadko zaszyte głęboko w stosach dokumentów lub rozproszone między wieloma źródłami danych. Intranet wyposażony w wyszukiwarkę stał się nieocenionym narzędziem pracy praktycznie we wszystkich sektorach, szczególnie w konkretnych działach, takich jak obsługa klienta czy administracja.

Niniejszy tekst stanowi wprowadzenie do serii artykułów poświęconych wyszukiwaniu w intranecie. W kolejnych artykułach zostaną poruszone kwestie takie jak: funkcja wyszukiwarki w organizacji, korzyści płynące z inwestowania w Enterprise Search, wymagania stawiane przez system wyszukiwania informacji, najczęstsze błędy i przeszkody wdrożeń/implementacji, architektura systemów, zarządzanie informacjami oraz analiza tekstu.

Tomek Sobczak

 

poniedziałek, 02 lutego 2015, zenonik90

Polecane wpisy

TrackBack
TrackBack w tym blogu jest moderowany. TrackBack URL do wpisu:
Komentarze
2016/06/14 13:30:18
dzieki za wpis!
-
2016/06/15 07:57:00
Ja też myślę, że intranet jest przydatnym narzędziem, które wspiera wewnętrzną komunikację w firmie. Teraz tego typu rozwiązań jest sporo, przykładem jest między innymi Intranet Edito - www.ideo.pl/ebiznes/intranet/ pozwalający na redukcję kosztów, gromadzenie w jednym miejscu najważniejszych informacji i dokumentów, czy na możliwość zarządzania uprawnieniami do wybranych informacji.
    Paweł Wróblewski

    Jeśli podoba Ci się publikowana treść, rozważ proszę dofinansowanie rozwoju tego bloga.

    Follow zenonik90 on Twitter
góra | "Proście, a będzie wam dane; szukajcie, a znajdziecie; kołaczcie, a otworzą wam." Mt 7,7